Drift og videreutvikling av automasjoner
Følg opp feil, systemendringer og nye behov slik at automasjonene forblir forståelige, kontrollerte og nyttige over tid.
Problemet
En automasjon kan slutte å fungere når systemer, felter, tilganger eller arbeidsrutiner endres. Uten klart ansvar og varsling oppdages feil ofte for sent.
Typiske manuelle oppgaver
- Manuell kontroll av om arbeidsflyten fortsatt kjører
- Feilsøking uten dokumentert dataflyt
- Gjentakende småendringer i regler og mottakere
Arbeidsflyt
Slik kan oppgavene utføres med mindre manuelt arbeid.
Før
- 1Feil oppdages først når en oppgave eller kunde mangler
- 2Tilganger og regler endres uten samlet dokumentasjon
- 3Små justeringer skaper nye uforutsette feil
Etter
- 1Kritiske feil varsles til avtalt ansvarlig
- 2Endringer testes og dokumenteres før aktivering
- 3Arbeidsflyten gjennomgås når systemer eller rutiner endres
Automasjoner må følges opp etter levering
En arbeidsflyt er avhengig av systemene, dataene og reglene rundt den. Når et felt endres, en tilgang utløper eller prosessen får et nytt unntak, må løsningen oppdateres kontrollert.
Oppfølgingen skal både holde løsningen i gang og gjøre det tydelig for bedriften hvordan den fungerer.
Oppfølging kan omfatte
- kontroll av avtalte feilvarsler og hendelser
- feilsøking og korrigering av avgrensede problemer
- oppdatering når koblingen til et system endres
- justering av regler, mottakere og manuelle kontroller
- regelmessig gjennomgang av tilganger og ansvar
- test før endringer aktiveres
- oppdatert dokumentasjon og endringslogg
Feil og unntak
Ikke alle feil kan rettes automatisk. Vi avtaler hvilke hendelser som krever rask varsling, hva som kan forsøkes på nytt og når saken skal sendes til manuell behandling.
Videreutvikling
Nye ønsker vurderes opp mot den opprinnelige arbeidsprosessen. Selv en liten endring kan påvirke flere systemer. Derfor undersøker og tester vi konsekvensene før endringen tas i bruk.
Hva kunden sitter igjen med
Dere vet hvem som har ansvar for avtalte driftsoppgaver, hvilke endringer som er gjort, og hvem som skal reagere hvis arbeidsflyten stopper.
Vanlige spørsmål
Må vi ha en løpende avtale?
Ikke alltid. Behovet avhenger av hvor kritisk arbeidsflyten er, hvor ofte systemene endres og hvem som har internt ansvar.
Overvåker dere alle data som behandles?
Nei. Logging og overvåking skal begrenses til det som er nødvendig for drift og feilsøking, uten å samle inn unødvendige personopplysninger.
Kan dere overta en eksisterende automasjon?
Først må vi vurdere dokumentasjonen, hvem som har ansvar, hvilke tilganger som brukes, sikkerheten og den tekniske tilstanden.
Neste steg
Finn hva dere kan automatisere først.
Beskriv én gjentakende oppgave og systemene dere bruker. Vi vurderer om oppgaven kan automatiseres, hva som må kontrolleres, og hva neste steg bør være.