Automasjon for lokale servicebedrifter
Automatiser mottak, bookingrelaterte oppgaver, varsling og oppfølging når mange små kundehenvendelser skal håndteres raskt.
Vanlige utfordringer
Henvendelser kommer gjennom flere kanaler, timeavtaler endres og ansatte må oppdatere status eller sende de samme beskjedene manuelt gjennom dagen.
Oppgaver som kan automatiseres
- Registrering og kategorisering av kundehenvendelser
- Oppgaveopprettelse, varsler og avtalt bookingflyt
- Bekreftelser, påminnelser og oppfølging etter utført tjeneste
Før og etter
Et eksempel på en ryddigere arbeidsflyt.
Eksemplet er generelt. Den faktiske løsningen avhenger av systemene, kvaliteten på informasjonen, hvem som har ansvar, og hva en person må godkjenne.
Før
- 1Henvendelser vurderes manuelt i flere innbokser
- 2Ansatte oppretter oppgaver og avtaler hver for seg
- 3Endringer og oppfølging må huskes gjennom dagen
Etter
- 1Henvendelsen registreres og sendes til riktig arbeidskø
- 2Oppgave, varsel og nødvendige kontroller opprettes
- 3Kunden får avtalt informasjon og oppfølging planlegges
Når mange små oppgaver skaper stor administrasjon
Lokale servicebedrifter må ofte svare, planlegge og levere raskt. Mange henvendelser, endringer og påminnelser kan gjøre arbeidsdagen oppstykket.
En konkret automasjon kan sørge for at informasjon registreres likt, og at riktig person får vite hva som skal gjøres videre.
Aktuelle arbeidsprosesser
- samle nødvendige opplysninger fra kunden
- sortere henvendelser etter tjeneste eller område
- opprette oppgave og varsle riktig rolle
- sende en bekreftelse som forklarer hva kunden kan forvente
- planlegge påminnelse før eller etter avtalt tjeneste
- varsle internt når en sak mangler status
Booking krever tydelige regler
Automatisk booking er bare forsvarlig når kapasitet, varighet, tjenesteområde og unntak er godt definert. Hvis dette ikke er avklart, er forespørsel og manuell bekreftelse ofte tryggere.
Kundekommunikasjon uten falske løfter
Automatiske meldinger skal være presise. De bør ikke bekrefte tidspunkt, pris eller løsning før systemet faktisk har pålitelig grunnlag for det.
Et mulig første prosjekt
Start med registrering, kategorisering og intern varsling av nye henvendelser. Når denne flyten fungerer, kan påminnelser og videre oppfølging vurderes.
Se automatiseringskartlegging, systemintegrasjoner og kundehenvendelser og automatisk oppfølging.
Vanlige spørsmål
Kan alle bestillinger godkjennes automatisk?
Nei. Uklare, komplekse eller kapasitetskritiske bestillinger bør gå til manuell kontroll.
Kan henvendelser fra flere kanaler samles?
Det avhenger av om kanalene kan kobles til på en sikker måte, og hvilke personvernkrav som gjelder.
Neste steg
Kjenner du igjen disse oppgavene?
Fortell om en gjentakende oppgave, systemene dere bruker, og hvor arbeidet stopper opp. Vi vurderer hva som kan automatiseres først.