Automatiseringskartlegging
Finn arbeidsoppgavene som bør automatiseres først, og få et tydelig beslutningsgrunnlag før dere investerer i en løsning.
Problemet
Mange bedrifter ser tidstyvene, men mangler oversikt over hvilke oppgaver som egner seg for automasjon, hvilke systemer som kan kobles sammen og hvor menneskelig kontroll fortsatt er nødvendig.
Typiske manuelle oppgaver
- Kopiering av informasjon mellom systemer
- Manuell opprettelse og fordeling av oppgaver
- Gjentakende statuskontroll og oppfølging
Arbeidsflyt
Slik kan oppgavene utføres med mindre manuelt arbeid.
Før
- 1Tidstyver diskuteres, men blir ikke målt eller prioritert
- 2Hver avdeling beskriver arbeidsprosessen forskjellig
- 3Systembegrensninger oppdages først under utvikling
Etter
- 1Arbeidsprosessen er dokumentert fra start til slutt
- 2Oppgaver vurderes etter frekvens, risiko og mulig gevinst
- 3Systemer, tilganger og unntak er avklart før bygging
Start med arbeidsprosessen, ikke teknologien
En god kartlegging følger oppgaven fra den oppstår til den er avsluttet. Vi ser på hvem som gjør hva, hvilke data som brukes, hvor informasjon kopieres og hvilke unntak som krever vurdering.
Kartleggingen passer for bedrifter som vet at administrasjon tar for mye tid, men som vil unngå å automatisere feil prosess eller bygge en løsning uten tydelig verdi.
Hva NordSkift leverer
- tydelig beskrivelse av dagens arbeidsflyt
- oversikt over systemer, datakilder og nødvendige tilganger
- oversikt over venting, risiko for feil og dobbeltregistrering
- vurdering av hva som kan automatiseres og hva som bør forbli manuelt
- prioritert forslag til én eller flere neste leveranser
- tydelige forutsetninger, begrensninger og oppgaver som må kontrolleres manuelt
Slik gjennomføres kartleggingen
- Avklaring: Vi velger én konkret arbeidsprosess og definerer ønsket forbedring.
- Gjennomgang: Prosessen følges steg for steg sammen med personene som utfører den.
- Systemvurdering: Vi undersøker om systemene kan kobles sammen, om informasjonen er pålitelig, hvem som har ansvar, og hvilke sikkerhetskrav som gjelder.
- Unntak: Vi kartlegger manglende data, avvik og situasjoner som krever godkjenning.
- Prioritering: Du får en anbefaling med tydelig omfang og et realistisk neste steg.
Hva kunden sitter igjen med
Du får en skriftlig oversikt som kan brukes før dere bestiller videre utvikling. Kartleggingen kan også vise at en oppgave ikke bør automatiseres ennå, for eksempel fordi arbeidsprosessen er uklar eller informasjonen ikke er pålitelig nok.
Vanlige spørsmål
Må alle systemtilganger deles under kartleggingen?
Nei. Vi starter med å forstå hvordan systemene brukes og ber bare om tilgang når det er nødvendig. Eventuell teknisk tilgang avtales konkret og begrenses til oppgaven.
Kan kartleggingen stå alene?
Ja. Du er ikke bundet til å bestille videre utvikling fra NordSkift.
Hvor mange prosesser bør kartlegges samtidig?
Det er ofte mest nyttig å starte med én tydelig og gjentakende prosess. Flere prosesser kan vurderes når vi har bedre oversikt over informasjonen, ansvaret og prioriteringene.
Neste steg
Finn hva dere kan automatisere først.
Beskriv én gjentakende oppgave og systemene dere bruker. Vi vurderer om oppgaven kan automatiseres, hva som må kontrolleres, og hva neste steg bør være.