Automasjon for håndverksbedrifter
Reduser tiden som går til tilbudsgrunnlag, oppgaveopprettelse, planlegging og kundeoppfølging rundt det faktiske fagarbeidet.
Vanlige utfordringer
Henvendelser, befaringer, tilbud og oppfølging håndteres ofte mellom e-post, telefon, kalender og fagsystem. Informasjon må kopieres, og neste steg blir lett personavhengig.
Oppgaver som kan automatiseres
- Registrering og fordeling av nye forespørsler
- Opprettelse av oppgaver etter befaring eller godkjenning
- Påminnelser, statusoppdateringer og kundeoppfølging
Før og etter
Et eksempel på en ryddigere arbeidsflyt.
Eksemplet er generelt. Den faktiske løsningen avhenger av systemene, kvaliteten på informasjonen, hvem som har ansvar, og hva en person må godkjenne.
Før
- 1Forespørselen kopieres fra e-post til notater eller fagsystem
- 2Befaring og oppfølging avtales i flere kanaler
- 3Tilbudsgrunnlag og påminnelser må følges opp manuelt
Etter
- 1Forespørselen registreres og riktig rolle varsles
- 2Oppgave og nødvendige kontroller opprettes med avtalt informasjon
- 3Kunden får bekreftelse og videre oppfølging planlegges
Mer tid til fagarbeid
Hvert oppdrag fører med seg flere administrative oppgaver. En forespørsel skal forstås, registreres, fordeles, planlegges og følges opp, ofte mens de ansatte er ute hos kunder.
Automasjon kan redusere kopiering og påminnelser uten å automatisere selve fagvurderingen.
Aktuelle arbeidsprosesser
- opprette sak eller oppgave fra en komplett henvendelse
- varsle riktig fagområde eller ansvarlig person
- samle avtalt informasjon før befaring
- opprette en kontrolloppgave etter gjennomført befaring
- planlegge påminnelse hvis tilbud eller avklaring mangler
- sende en tydelig bekreftelse på mottak eller status
Faglig vurdering skal fortsatt gjøres av fagfolk
Pris, metode, risiko, kapasitet og endelig tilbud krever ofte menneskelig vurdering. Automasjonen bør forberede og fordele informasjonen, ikke ta beslutninger den ikke har grunnlag for.
Systemene må vurderes
Vi kartlegger e-post, kalender, fagsystem, økonomisystem og eventuelle skjemaer. Hvis et system ikke kan kobles til på en sikker måte, anbefaler vi ikke en usikker omvei.
Et mulig første prosjekt
Et konkret første prosjekt kan være flyten fra ny forespørsel til opprettet oppgave og mottaksbekreftelse. Deretter kan oppfølging eller tilbudsgrunnlag vurderes separat.
Se automatiseringskartlegging, automatisering av arbeidsflyter og kundehenvendelser og automatisk oppfølging.
Vanlige spørsmål
Kan automasjonen lage et ferdig pristilbud?
Den kan i enkelte tilfeller forberede et utkast fra kvalitetssikrede regler og data. Endelig pris og faglig vurdering bør godkjennes av ansvarlig person.
Må ansatte endre hvordan de jobber?
En ny arbeidsflyt kan kreve tydeligere registrering eller ansvar. Dette avklares med personene som faktisk utfører arbeidet.
Neste steg
Kjenner du igjen disse oppgavene?
Fortell om en gjentakende oppgave, systemene dere bruker, og hvor arbeidet stopper opp. Vi vurderer hva som kan automatiseres først.