Automatisering av arbeidsflyter
Reduser repeterende administrasjon ved å la tydelige regler, varsler og oppgaver utføres automatisk mellom definerte kontrollpunkter.
Problemet
Gjentakende oppgaver blir utført forskjellig, avhenger av at noen husker neste steg og tar tid fra kundeoppfølging og fakturerbart arbeid.
Typiske manuelle oppgaver
- Sortering og registrering av innkommende informasjon
- Opprettelse av interne oppgaver og varsler
- Planlegging av gjentakende oppfølging
Arbeidsflyt
Slik kan oppgavene utføres med mindre manuelt arbeid.
Før
- 1En ansatt kontrollerer innboksen og tolker hver sak
- 2Informasjon kopieres til en oppgaveliste
- 3Neste steg avhenger av manuelle påminnelser
Etter
- 1Saken registreres og kontrolleres etter avtalte regler
- 2Oppgaven opprettes med riktig informasjon og ansvar
- 3Avvik sendes til manuell kontroll og oppfølging planlegges
Når rutinen er tydelig, men gjennomføringen er manuell
Mange administrative arbeidsflyter består av de samme stegene hver gang. Informasjon mottas, vurderes, registreres, fordeles og følges opp. Når alle overgangene er manuelle, blir prosessen sårbar for avbrytelser og ulik praksis.
NordSkift bygger avgrensede automasjoner som utfører de gjentakende stegene. Saker som er usikre eller avviker fra reglene, sendes til riktig person.
Dette kan inngå
- motta og kontrollere informasjon som følger et avtalt format
- sortering etter avtalte regler
- opprettelse og tildeling av oppgaver
- interne varsler og fristpåminnelser
- oppdatering av status mellom godkjente systemer
- planlagt kunde- eller saksoppfølging
- logg over utførte steg og tydelige varsler ved feil
Menneskelig kontroll beholdes der den trengs
Automatisering skal ikke fjerne faglig skjønn. Vi definerer hvilke beslutninger løsningen kan ta, hvilke terskler som krever godkjenning og hva som skjer når informasjon mangler.
Leveranse og prosess
- Arbeidsflyten og ønsket resultat avgrenses.
- Regler, datakilder, ansvar og unntak dokumenteres.
- Løsningen bygges i mindre steg.
- Vanlige saker, feil og oppgaver som må kontrolleres manuelt, testes.
- Ansvarlige får dokumentasjon og en tydelig rutine for varsler.
Hva kunden sitter igjen med
En dokumentert arbeidsflyt med tydelig start, slutt og ansvar. Målet er mindre administrasjon, færre glemte steg og bedre oversikt, uten at kritiske avgjørelser flyttes bort fra menneskene som skal ta dem.
Vanlige spørsmål
Kan en hel prosess automatiseres?
Noen prosesser kan i stor grad automatiseres, mens andre bør ha flere steg som kontrolleres av mennesker. Risikoen og kvaliteten på informasjonen avgjør.
Hva skjer hvis et system er utilgjengelig?
Løsningen skal oppdage feilen, stoppe uten å miste data og varsle ansvarlig person. Vi avtaler på forhånd hva som skal skje for hver systemkobling.
Kan arbeidsflyten endres senere?
Ja. Endringer bør testes og dokumenteres på samme måte som den opprinnelige leveransen.
Neste steg
Finn hva dere kan automatisere først.
Beskriv én gjentakende oppgave og systemene dere bruker. Vi vurderer om oppgaven kan automatiseres, hva som må kontrolleres, og hva neste steg bør være.